Finiquito y liquidación laboral: guía para empresas y Recursos Humanos

Para una empresa, la terminación de una relación laboral no debe reducirse a calcular una cantidad y obtener la firma del trabajador. Una terminación mal documentada puede generar contingencias laborales, fiscales y probatorias.

Por ello, Recursos Humanos debe identificar correctamente la causa de terminación, determinar las prestaciones e indemnizaciones que correspondan, efectuar el pago y conservar adecuadamente la documentación que permita acreditar la operación.

A continuación, respondemos las principales preguntas sobre finiquito y liquidación desde la perspectiva de las empresas.

¿Qué es un finiquito?

El finiquito es el pago de las cantidades y prestaciones que el trabajador haya generado y que se encuentren pendientes al momento de terminar la relación laboral.

Puede existir finiquito en diferentes supuestos de terminación de la relación de trabajo, entre ellos:

• Renuncia voluntaria.
• Terminación de un contrato por tiempo determinado, cuando legalmente proceda.
• Mutuo consentimiento.
• Rescisión de la relación laboral.
• Otras causas de terminación previstas por la Ley Federal del Trabajo.

En términos generales, el finiquito busca cubrir aquello que el trabajador ya generó durante la relación laboral.

Por ejemplo, pueden formar parte del finiquito:

• Salarios pendientes.
• Aguinaldo proporcional.
• Vacaciones generadas y no disfrutadas.
• Prima vacacional.
• Prima de antigüedad, cuando legalmente proceda.
• PTU pendiente, cuando corresponda.
• Bonos, comisiones u otras prestaciones que se hayan generado.

La PROFEDET reconoce que, en una renuncia voluntaria, deben cubrirse las partes proporcionales de aguinaldo, vacaciones y prima vacacional y, en determinados casos, la prima de antigüedad.

Para RH: que un trabajador renuncie no significa que la empresa quede liberada de pagar las prestaciones que éste haya generado.

¿Qué incluye un finiquito?

No existe un finiquito idéntico para todos los trabajadores. Los conceptos que deben incluirse dependerán de las circunstancias particulares de cada relación laboral.

Antes de calcularlo, Recursos Humanos debería revisar:

1. Salarios pendientes

Cualquier salario devengado y no pagado hasta la fecha de terminación.

2. Aguinaldo proporcional

Debe calcularse la parte proporcional correspondiente al tiempo trabajado durante el año.

3. Vacaciones

Deben determinarse las vacaciones generadas y, en su caso, las que permanezcan pendientes de disfrutar.

4. Prima vacacional

Debe calcularse sobre las vacaciones que correspondan, considerando el porcentaje establecido por la Ley Federal del Trabajo o, en su caso, una prestación superior pactada por la empresa.

5. Prima de antigüedad

No procede automáticamente en todas las terminaciones. Su procedencia depende de la causa de separación y de las circunstancias previstas por la legislación laboral.

6. Otras prestaciones

Deben revisarse las prestaciones contractuales o superiores a la ley, como:

• Fondo de ahorro.
• Prestaciones pactadas individual o colectivamente.

Por ello, no es recomendable utilizar un formato genérico de finiquito sin revisar previamente las condiciones particulares del trabajador.

¿Cuál es la diferencia entre finiquito y liquidación?

Existe mucha confusión entre ambos conceptos.

Desde una perspectiva empresarial, podemos explicarlo de manera sencilla:

Finiquito: pago de las prestaciones y cantidades que el trabajador haya generado y que se encuentren pendientes.

Liquidación: en la práctica laboral, suele utilizarse para referirse al pago que incorpora, además de las prestaciones devengadas, las indemnizaciones que legalmente correspondan por la terminación de la relación laboral.

Por ejemplo, ante un despido injustificado pueden intervenir:

• Indemnización constitucional.
• Prestaciones devengadas.
• Prima de antigüedad, cuando corresponda.
• Otras indemnizaciones que resulten aplicables.
• Prestaciones contractuales pendientes.

Es importante señalar que la Ley Federal del Trabajo no establece simplemente dos procedimientos independientes llamados “finiquito” y “liquidación”. Lo que la legislación regula son las prestaciones e indemnizaciones que corresponden de acuerdo con la causa y circunstancias de la terminación laboral.

¿Cuánto me toca de finiquito?

Para una empresa, la pregunta debe plantearse de otra manera:

¿Qué cantidades debe pagar la empresa al trabajador al terminar la relación laboral?

La respuesta dependerá, entre otros factores, de:

• Antigüedad.
• Fecha de ingreso.
• Fecha de terminación.
• Días trabajados pendientes de pago.
• Vacaciones generadas y pendientes.
• Prima vacacional.
• Prestaciones superiores a la ley.
• Bonos y comisiones pendientes.
• Prima de antigüedad.
• Causa de terminación.

Por eso, no existe una cantidad estándar de finiquito.

La empresa debe realizar primero un análisis de la relación laboral y posteriormente determinar los conceptos que deben pagarse.

¿Cómo calcular un finiquito?

Una metodología práctica para Recursos Humanos consiste en seguir estos pasos:

Paso 1. Determinar la causa de terminación

No es lo mismo una renuncia que una rescisión o un despido.

La causa de terminación determina qué conceptos pueden resultar procedentes.

Paso 2. Determinar la fecha exacta de terminación

Esta fecha es necesaria para calcular las prestaciones proporcionales y los salarios pendientes.

Paso 3. Determinar el salario aplicable

Debe identificarse el salario que corresponda para cada concepto, considerando las reglas específicas de la Ley Federal del Trabajo.

Paso 4. Calcular las prestaciones devengadas

Entre ellas:

• Prima vacacional.
• Salarios pendientes.
• Otras prestaciones generadas.

Paso 5. Analizar la procedencia de la prima de antigüedad

Debe determinarse si se actualiza alguno de los supuestos legales para su pago.

Paso 6. Revisar el tratamiento fiscal

Cada concepto debe recibir el tratamiento fiscal que corresponda, incluyendo las retenciones de ISR cuando procedan.

Paso 7. Documentar y realizar el pago

El cálculo debe quedar respaldado por la documentación correspondiente.

¿Cuándo se paga la liquidación?

La Ley Federal del Trabajo no establece una única fecha general denominada “día de pago de la liquidación” aplicable a todos los casos.

Lo importante es determinar correctamente la fecha de terminación de la relación laboral y cubrir las cantidades que correspondan conforme a la legislación, al contrato y, en su caso, al convenio celebrado entre las partes.

Cuando exista un convenio de terminación laboral, deben observarse las formalidades legales aplicables.

En particular, el artículo 987 de la Ley Federal del Trabajo contempla los convenios o liquidaciones fuera de juicio y establece requisitos respecto de su contenido y desglose.

Para la empresa, lo recomendable es no dejar la documentación y el pago de la terminación para después sin una estrategia jurídica definida, especialmente cuando existe riesgo de controversia.

¿Qué incluye una liquidación?

Una liquidación puede incorporar, dependiendo de las circunstancias del caso:

• Salarios pendientes.
• Aguinaldo proporcional.
• Prima vacacional.
• Prima de antigüedad.
• Indemnización constitucional.
• Otras indemnizaciones que correspondan.
• Bonos o comisiones pendientes.
• Prestaciones contractuales.

Por ejemplo, ante un despido injustificado, el artículo 48 de la Ley Federal del Trabajo contempla una indemnización de tres meses de salario, además de las prestaciones que correspondan.

Sin embargo, no todos los despidos generan necesariamente la misma cantidad a pagar.

Antes de determinar una liquidación, RH debe analizar si existe una causa de rescisión legalmente sustentable, si puede acreditarse y si se cumplieron las formalidades correspondientes.

¿Cómo se calcula una liquidación?

La liquidación requiere mayor cuidado que un finiquito porque puede incluir indemnizaciones.

En un escenario de despido injustificado, pueden intervenir:

1. Indemnización constitucional

Tres meses de salario, conforme al artículo 48 de la LFT.

2. Prestaciones devengadas

Como:

• Prima vacacional.
• Salarios pendientes.

3. Prima de antigüedad

Cuando legalmente corresponda.

4. Otras indemnizaciones

Dependiendo de la naturaleza de la relación laboral y de las circunstancias específicas del caso, pueden resultar aplicables otras disposiciones de la LFT.

Por ello, una empresa no debería determinar una liquidación utilizando únicamente una calculadora genérica.

Primero debe determinarse jurídicamente qué tipo de terminación está realizando.

¿Se paga ISR sobre el finiquito?

Puede existir ISR sobre determinados conceptos del finiquito, pero no necesariamente sobre la totalidad del pago.

Este punto es fundamental para Recursos Humanos.

Los diferentes conceptos que integran un finiquito pueden tener tratamientos fiscales distintos.

Por ejemplo:

• Prima vacacional.
• Prima de antigüedad.
• Pagos por separación.

La Ley del Impuesto sobre la Renta contempla determinados ingresos exentos, dentro de los límites establecidos por la propia legislación.

Por ello, es incorrecto afirmar de manera general:

“El finiquito no paga ISR.”

Pero también sería incorrecto afirmar:

“Todo el finiquito paga ISR.”

La empresa debe separar y clasificar cada concepto, determinar su tratamiento fiscal y efectuar las retenciones que correspondan.

¿Se paga ISR sobre la liquidación?

Sí puede existir ISR, pero nuevamente no necesariamente sobre la totalidad de la liquidación.

La Ley del Impuesto sobre la Renta establece reglas específicas para determinados pagos derivados de la separación laboral.

El artículo 93 contempla exenciones para ciertos conceptos, como primas de antigüedad, retiro e indemnizaciones y otros pagos por separación, dentro de los límites establecidos por la propia ley.

Asimismo, existen reglas especiales para calcular el impuesto correspondiente a determinados ingresos derivados de la separación laboral.

Por eso, cuando una liquidación contiene diversos conceptos, RH debe evitar aplicar una sola regla fiscal a todo el pago.

Laboralmente puede existir un solo pago; fiscalmente, sus diferentes conceptos pueden tener tratamientos distintos.

¿Qué pasa si el trabajador no firma el finiquito?

La negativa del trabajador a firmar el finiquito no significa que la empresa pueda dejar de pagar las cantidades que legalmente correspondan.

Para RH deben distinguirse dos cuestiones:

El derecho al pago

Si el trabajador generó determinadas prestaciones, la empresa debe cubrirlas.

La acreditación del pago

La empresa debe conservar documentación que permita demostrar que realizó el pago correspondiente.

Por ello, si el trabajador se niega a firmar, la empresa debe documentar adecuadamente la situación y conservar:

• Comprobantes bancarios.
• Cálculo de las prestaciones.
• Comunicaciones con el trabajador.
• Documentación relativa a la terminación.
• En su caso, constancias o documentos derivados de procedimientos de conciliación.

La estrategia no debe ser:

“Si no firma, no le pago.”

La estrategia debe ser:

“Si no firma, documento adecuadamente la terminación y el pago y analizo, según el caso, la vía jurídica más adecuada para proteger a la empresa.”

¿Es válido un finiquito firmado?

La firma del trabajador constituye un elemento documental importante, pero no debe considerarse aisladamente.

Desde una perspectiva de prevención laboral, es recomendable que la empresa integre un expediente de terminación que permita relacionar de manera clara:

1. Finiquito firmado

Debe contener un desglose claro de los conceptos y cantidades correspondientes.

Como buena práctica, puede conservarse el documento original con firma autógrafa del trabajador.

La utilización de tinta azul puede facilitar la identificación de la firma original frente a una reproducción, pero no constituye por sí misma un requisito legal de validez.

2. Comprobante del pago

Lo recomendable es realizar el pago mediante transferencia bancaria, conservando:

• Comprobante de transferencia.
• Constancia de la operación.
• De ser posible, comprobante o recibo SPEI.

Esto permite relacionar el documento firmado con el pago efectivamente realizado.

3. CFDI de nómina correspondiente

Debe expedirse y timbrarse correctamente el CFDI correspondiente al pago, de acuerdo con las disposiciones fiscales aplicables.

El artículo 99, fracción III, de la Ley del Impuesto sobre la Renta establece que los comprobantes fiscales pueden utilizarse como constancia o recibo de pago para efectos laborales.

La importancia de integrar los tres documentos

Para efectos de prevención laboral, es recomendable que exista congruencia entre:

Finiquito firmado + comprobante bancario del pago + CFDI de nómina timbrado.

Cuando los tres documentos coinciden en:

• trabajador;
• fecha;
• conceptos;
• cantidades;
• importe bruto;
• retenciones;
• y monto neto pagado,

la empresa cuenta con un conjunto documental sólido para acreditar la operación y el pago realizado.

Por ello, Recursos Humanos no debería limitarse a guardar únicamente el finiquito firmado.

El expediente de terminación laboral debería contener, además:

• Documento que explique la causa de terminación.
• Renuncia, cuando exista.
• Convenio, cuando corresponda.
• Finiquito firmado.
• Cálculo detallado.
• Comprobante de transferencia.
• Comprobante SPEI.
• CFDI timbrado.
• Constancias de entrega de documentación.
• Cualquier comunicación relevante relacionada con la terminación.

La firma del trabajador es importante, pero la verdadera estrategia preventiva consiste en construir un expediente coherente que permita demostrar cómo terminó la relación, qué cantidades se determinaron y que éstas fueron efectivamente pagadas.

¿Cuándo se paga la prima de antigüedad?

La prima de antigüedad está regulada principalmente por el artículo 162 de la Ley Federal del Trabajo.

Consiste, en términos generales, en 12 días de salario por cada año de servicios, aplicándose las reglas correspondientes respecto del salario base.

Pero no se paga automáticamente en toda terminación laboral.

Entre los supuestos relevantes se encuentran:

Renuncia voluntaria

Cuando el trabajador se separa voluntariamente y cuenta con 15 años de servicio o más.

Separación por causa justificada

Puede proceder conforme a los supuestos previstos por la legislación laboral.

Despido

La prima de antigüedad puede proceder en los términos establecidos por la LFT.

Fallecimiento

Puede corresponder a los beneficiarios del trabajador conforme a las reglas legales aplicables.

Por ello, antes de excluir la prima de antigüedad del finiquito, RH debe revisar la causa concreta de terminación y la antigüedad del trabajador.

Conclusión: el finiquito no debe verse solamente como un pago

Para una empresa, la terminación de una relación laboral debe manejarse como un proceso jurídico, financiero, fiscal y documental.

El objetivo de Recursos Humanos no debe ser únicamente determinar cuánto dinero debe recibir el trabajador.

Debe ser también:

determinar correctamente la causa de terminación, calcular correctamente las prestaciones e indemnizaciones, realizar el pago correspondiente y construir un expediente documental sólido.

Una terminación correctamente documentada puede reducir significativamente los riesgos de una controversia posterior.

Por ello, antes de despedir, rescindir, negociar una terminación o entregar un finiquito, es recomendable que la empresa revise el caso desde una perspectiva laboral preventiva.

En materia laboral, el mejor momento para prevenir una demanda es antes de terminar la relación de trabajo.

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