Errores frecuentes de las empresas al celebrar convenios laborales

Una de las principales dudas de las empresas al celebrar un convenio laboral es determinar si deben realizar retenciones de ISR y si la cantidad pactada con el trabajador debe entregarse completa.

Introducción

¿Una empresa debe retener ISR al pagar un convenio laboral? Esta es una de las principales dudas que enfrentan las áreas de Recursos Humanos al terminar una relación laboral mediante un acuerdo con el trabajador.

Cuando una empresa decide terminar la relación laboral con un trabajador mediante un convenio, normalmente busca una solución rápida, segura y definitiva que evite conflictos futuros.

Sin embargo, uno de los aspectos que genera más dudas en Recursos Humanos y en las áreas jurídicas es el tratamiento que deben tener los pagos realizados al trabajador: ¿el convenio laboral paga impuestos?, ¿el patrón debe retener ISR?, ¿la cantidad acordada debe entregarse completa?, ¿qué conceptos están sujetos a retención?

Un error en la elaboración del convenio, en la determinación de los conceptos pagados o en la aplicación de las retenciones puede generar nuevos problemas para la empresa, incluso después de haber firmado un acuerdo con el trabajador.

Por ello, antes de celebrar un convenio laboral es indispensable analizar correctamente los conceptos económicos, su naturaleza jurídica y sus efectos fiscales.

¿Qué es un convenio laboral?

Un convenio laboral es un acuerdo celebrado entre el patrón y el trabajador mediante el cual ambas partes establecen las condiciones para solucionar una situación relacionada con la relación de trabajo.

Puede utilizarse, entre otros casos, para:

• Dar por terminada una relación laboral por mutuo consentimiento.
• Reconocer pagos pendientes.
• Establecer el pago de prestaciones.
• Evitar o concluir un conflicto laboral.
• Formalizar acuerdos derivados de una negociación.

En materia laboral, el convenio puede adquirir mayor seguridad jurídica cuando es ratificado ante la autoridad laboral competente, ya que permite que las partes manifiesten su voluntad y que el acuerdo pueda tener efectos legales.

¿Un convenio laboral paga ISR?

Depende de los conceptos que integren el pago. Los salarios pendientes, prestaciones laborales e indemnizaciones pueden tener tratamientos fiscales diferentes, por lo que la empresa debe identificar correctamente cada concepto antes de realizar el pago.

No todos los conceptos recibidos por un trabajador tienen el mismo tratamiento fiscal.

Por ejemplo, dentro de un convenio pueden incluirse cantidades relacionadas con:

• Salarios pendientes de pago.
• Vacaciones no disfrutadas.
• Prima vacacional.
• Aguinaldo.
• Bonos o prestaciones pendientes.
• Prima de antigüedad.
• Indemnizaciones.
• Cantidades adicionales pactadas entre las partes.

Cada concepto puede tener reglas fiscales diferentes, por lo que no debe analizarse únicamente el monto total del convenio, sino la naturaleza de cada pago.

¿El patrón debe retener ISR al trabajador en un convenio laboral?

Sí puede existir la obligación de realizar retenciones cuando los pagos efectuados al trabajador se encuentran sujetos a impuesto.

El patrón, como retenedor, debe cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes respecto de aquellos conceptos que legalmente generen retención.

Por esta razón, es incorrecto asumir que:

“Como existe un convenio laboral, el trabajador debe recibir necesariamente la totalidad de la cantidad pactada sin ninguna retención”.

La empresa debe revisar:

• Qué conceptos se están pagando.
• Cuáles tienen tratamiento exento.
• Cuáles generan impuesto.
• Cómo debe documentarse el pago.
• Cómo debe emitirse el comprobante correspondiente.

Diferencia entre monto bruto y monto neto en un convenio laboral

Uno de los errores más frecuentes en las negociaciones laborales es no definir correctamente si la cantidad acordada corresponde a:

Monto bruto

Es la cantidad antes de aplicar las retenciones fiscales correspondientes.

Ejemplo:

“La empresa pagará al trabajador la cantidad de $300,000 pesos por concepto de convenio laboral.”

Debe aclararse si esa cantidad corresponde al monto antes o después de impuestos.

Monto neto

Es la cantidad final que recibirá el trabajador después de aplicar las retenciones correspondientes.

Ejemplo:

“El trabajador recibirá la cantidad neta de $300,000 pesos después de las retenciones aplicables.”

Esta diferencia es fundamental porque puede generar reclamaciones posteriores del trabajador si considera que debía recibir una cantidad distinta.

Errores frecuentes de las empresas al celebrar convenios laborales

1. Establecer una cantidad global sin identificar conceptos

Un error común es redactar:

“La empresa entrega al trabajador la cantidad de $500,000 pesos como pago total”.

Sin explicar qué corresponde a:

• finiquito;
• prestaciones pendientes;
• indemnización;
• gratificación;
• otros conceptos.

Esto dificulta acreditar posteriormente el tratamiento laboral y fiscal del pago.

2. No revisar el tratamiento fiscal antes de firmar

Muchas empresas negocian primero la cantidad con el trabajador y después consultan si existen impuestos.

Esto puede provocar:

• diferencias económicas inesperadas;
• inconformidad del trabajador;
• costos adicionales para la empresa.

Lo recomendable es analizar previamente la estructura del convenio.

3. Prometer cantidades “libres de impuestos” sin fundamento

Una práctica frecuente es ofrecer al trabajador:

“Te pagaremos determinada cantidad libre de impuestos”.

El problema es que la empresa puede comprometerse económicamente a absorber una carga fiscal que no estaba considerada.

Antes de utilizar este tipo de acuerdos debe revisarse la viabilidad jurídica y fiscal.

4. No emitir correctamente los comprobantes de pago

El convenio laboral debe estar acompañado de documentación que permita acreditar:

• la entrega del dinero;
• los conceptos pagados;
• la fecha de pago;
• las obligaciones cumplidas.

La falta de documentación puede convertirse en un problema si posteriormente existe una reclamación.

5. Pensar que firmar un convenio elimina todos los riesgos

Aunque un convenio laboral representa una herramienta importante para prevenir conflictos, su eficacia depende de:

• la correcta elaboración del documento;
• la voluntad de las partes;
• la claridad de los conceptos;
• el cumplimiento de requisitos legales.

Un convenio mal estructurado puede generar nuevos riesgos para la empresa.

¿Qué debe revisar Recursos Humanos antes de firmar un convenio laboral?

Antes de cerrar un acuerdo con un trabajador, Recursos Humanos debería verificar:

Checklist de prevención

✅ Identificar la causa de terminación laboral.

✅ Determinar si corresponde finiquito, liquidación o un pago adicional.

✅ Separar claramente cada concepto económico.

✅ Revisar el tratamiento fiscal de cada concepto.

✅ Definir si las cantidades son brutas o netas.

✅ Validar la documentación laboral.

✅ Preparar correctamente recibos y comprobantes.

✅ Obtener firmas y ratificaciones necesarias.

✅ Conservar evidencia del pago realizado.

¿Qué riesgos enfrenta una empresa por manejar incorrectamente un convenio laboral?

Un convenio elaborado sin una adecuada revisión puede ocasionar:

Riesgos laborales

• Reclamaciones posteriores del trabajador.
• Demandas por diferencias de pago.
• Desconocimiento de conceptos entregados.

Riesgos fiscales

• Diferencias en retenciones.
• Problemas por documentación insuficiente.
• Observaciones respecto al cumplimiento de obligaciones fiscales.

Riesgos administrativos

• Falta de evidencia del cumplimiento.
• Dificultades para acreditar acuerdos alcanzados.

Preguntas frecuentes sobre convenios laborales e impuestos (FAQ)

¿Un convenio laboral paga ISR?

Depende de los conceptos incluidos en el convenio. Algunos pagos pueden estar sujetos a retención y otros pueden tener tratamientos especiales conforme a la legislación fiscal.

¿La empresa debe entregar completo el dinero acordado en un convenio?

Depende de si la cantidad pactada corresponde a un monto bruto o neto y de las retenciones aplicables a los conceptos pagados.

¿Un convenio laboral evita una demanda?

Un convenio correctamente elaborado puede reducir riesgos legales, pero debe cumplir con los requisitos necesarios para tener validez y eficacia jurídica.

¿Es mejor hacer un convenio privado o ratificarlo ante autoridad laboral?

La estrategia dependerá del caso concreto, del tipo de terminación y del nivel de riesgo existente para la empresa.

Conclusión

Los convenios laborales son una herramienta fundamental para que las empresas puedan solucionar terminaciones laborales de manera ordenada y reducir riesgos legales.

Sin embargo, un convenio no debe limitarse a establecer una cantidad y obtener una firma del trabajador. Es necesario analizar correctamente los conceptos pagados, las obligaciones fiscales, la documentación y la estrategia jurídica.

Un error en esta etapa puede transformar una solución preventiva en un nuevo conflicto para la empresa.

En RSF Abogados asesoramos a empresas en la elaboración, revisión y negociación de convenios laborales, ayudando a Recursos Humanos y áreas jurídicas a reducir riesgos y proteger los intereses del patrón.

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