PROCESO DE PTU 2025: Guía paso a paso para que su empresa cumpla con el reparto de utilidades sin riesgos legales

¿Su empresa ya está preparada para el proceso de PTU 2025?

El reparto de utilidades (PTU) es una de las obligaciones laborales más importantes para los empleadores en México. Sin embargo, cada año muchas empresas enfrentan conflictos laborales, inspecciones o reclamaciones por errores en el procedimiento, la integración de la Comisión Mixta o la falta de documentación que acredite el cumplimiento de la ley.

Conocer las fechas clave y seguir correctamente el procedimiento permitirá a su empresa cumplir con la legislación laboral y reducir riesgos legales.

Calendario del proceso de PTU correspondiente al ejercicio fiscal 2025

1. Presentación de la Declaración Anual

La empresa deberá presentar su declaración anual del ejercicio fiscal 2025 a más tardar el 31 de marzo de 2026.

Esta declaración constituye la base para determinar si existe utilidad repartible entre los trabajadores.

2. Entrega de la carátula de la declaración

Una vez presentada la declaración anual, el patrón dispone de 10 días naturales para:

• Entregar copia de la carátula de la declaración anual al sindicato, cuando exista.

• En ausencia de sindicato, ponerla a disposición de los representantes de los trabajadores.

Este paso garantiza la transparencia del procedimiento y permite a los trabajadores conocer la base utilizada para calcular la PTU.

3. Integración de la Comisión Mixta de Reparto de Utilidades

La empresa debe constituir formalmente la Comisión Mixta para el Reparto de Utilidades, integrada por representantes del patrón y de los trabajadores.

Es recomendable documentar este acto mediante el Acta Número 1, donde se establezca:

• Integración de la Comisión.

• Designación de representantes.

• Facultades de la Comisión.

• Fecha de instalación.

Una Comisión correctamente integrada brinda mayor certeza jurídica y demuestra el cumplimiento de las obligaciones previstas en la Ley Federal del Trabajo.

4. Elaboración del proyecto de reparto

Posteriormente, la Comisión deberá elaborar el proyecto de distribución de utilidades.

Esta etapa generalmente se documenta mediante el Acta Número 2, en la que se incluyen:

• Determinación de trabajadores con derecho a PTU.

• Cálculo de los días laborados.

• Salarios considerados.

• Proyecto de distribución.

• Elaboración del listado correspondiente.

Una revisión cuidadosa de esta información ayuda a evitar errores que posteriormente puedan generar reclamaciones laborales.

5. Aprobación de los listados

Una vez revisado el proyecto, la Comisión Mixta deberá aprobar los listados definitivos de reparto.

Este acuerdo normalmente queda documentado mediante el Acta Número 3, donde se deja constancia de:

• Aprobación del cálculo.

• Publicación del listado.

• Fecha de exhibición para conocimiento de los trabajadores.

La adecuada documentación de esta etapa constituye un elemento importante en caso de futuras revisiones o controversias.

6. Pago de la PTU

Las empresas deberán realizar el pago de la Participación de los Trabajadores en las Utilidades a más tardar el 30 de mayo de 2026.

Es recomendable conservar evidencia documental del pago, incluyendo:

• Recibos de nómina.

• Comprobantes bancarios, cuando corresponda.

• Acuses de recepción.

• Documentación de trabajadores que no acudieron a cobrar.

La correcta conservación de estos documentos puede ser determinante en caso de una inspección laboral o un juicio.

Errores más frecuentes durante el proceso de PTU

En nuestra experiencia asesorando empresas, algunos de los errores más comunes son:

• No integrar la Comisión Mixta.

• Elaborar las actas con información incompleta.

• Calcular incorrectamente la utilidad repartible.

• Excluir trabajadores que sí tienen derecho.

• Considerar salarios incorrectos para el cálculo.

• No publicar oportunamente los listados.

• No conservar la documentación que acredita el procedimiento.

• No acreditar adecuadamente el pago realizado.

Estos errores pueden generar reclamaciones individuales, conflictos colectivos e incluso observaciones durante inspecciones de la autoridad laboral.

Recomendaciones para Recursos Humanos

Antes de realizar el reparto de utilidades, verifique que su empresa cuente con:

✅ Declaración anual presentada.

✅ Carátula entregada dentro del plazo legal.

✅ Comisión Mixta debidamente integrada.

✅ Acta de integración.

✅ Proyecto de reparto.

✅ Listado de trabajadores con derecho.

✅ Acta de aprobación.

✅ Publicación de los listados.

✅ Cálculo revisado.

✅ Evidencia documental del pago.

¿Por qué es importante documentar correctamente todo el procedimiento?

El cumplimiento de la PTU no se limita al pago de las utilidades. En caso de una inspección de la Secretaría del Trabajo o de una reclamación por parte de un trabajador, la empresa deberá acreditar que todo el procedimiento se realizó conforme a la Ley Federal del Trabajo.

Una documentación incompleta o incorrecta puede dificultar la defensa de la empresa, incluso cuando el pago se haya efectuado oportunamente.

Preguntas Frecuentes (FAQ).

¿Qué empresas están obligadas a pagar PTU?

Están obligadas a repartir la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) las personas físicas y morales que tengan trabajadores a su servicio y hayan obtenido utilidades fiscales durante el ejercicio correspondiente, siempre que no se encuentren dentro de alguno de los supuestos de excepción previstos en la Ley Federal del Trabajo.

Entre las principales excepciones se encuentran:

• Empresas de nueva creación durante su primer año de funcionamiento.
• Empresas de nueva creación dedicadas a la elaboración de un producto nuevo, durante los dos primeros años.
• Instituciones de asistencia privada que no tengan fines de lucro.
• El Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y demás instituciones públicas descentralizadas con fines culturales, asistenciales o de beneficencia.

¿Quiénes tienen derecho a recibir PTU?

Tienen derecho a participar en las utilidades los trabajadores que hayan prestado sus servicios al patrón durante el ejercicio fiscal correspondiente por un mínimo de 60 días, ya sean continuos o discontinuos.

Este derecho aplica, entre otros, para:

• Trabajadores de planta.
• Trabajadores por tiempo determinado que cumplan el requisito de los 60 días.
• Extrabajadores que laboraron durante el ejercicio fiscal y cumplan con dicho requisito.

¿Quiénes no tienen derecho a PTU?

La Ley Federal del Trabajo excluye del reparto de utilidades a determinadas personas, entre ellas:

• Directores, administradores y gerentes generales.
• Socios o accionistas de la empresa.
• Trabajadores domésticos.
• Profesionistas, técnicos u otros prestadores de servicios que laboren bajo contratos civiles o de prestación de servicios y no exista una relación laboral.
• Trabajadores eventuales que hayan laborado menos de 60 días durante el ejercicio.

¿Cómo se calcula la PTU?

La PTU corresponde al 10 % de la utilidad fiscal determinada conforme a la Ley del Impuesto sobre la Renta.

Ese monto se divide en dos partes iguales:

• 50 % se distribuye considerando los días trabajados por cada empleado durante el año.
• 50 % se distribuye en proporción al salario percibido por cada trabajador.

Además, desde la reforma de 2021, la PTU individual tiene un límite máximo equivalente a:

• Tres meses del salario del trabajador; o
• El promedio de la PTU recibida en los últimos tres años,

aplicándose el monto que resulte más favorable para el trabajador.

¿Qué sucede si la empresa tuvo pérdidas?

Si la empresa no obtuvo utilidad fiscal o determinó pérdidas fiscales en el ejercicio correspondiente, no existe obligación de repartir PTU.

No obstante, es indispensable que esa situación se encuentre debidamente reflejada en la declaración anual presentada ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), ya que la autoridad laboral puede requerir documentación que justifique la inexistencia del reparto.

¿Qué multas existen por no pagar la PTU?

El incumplimiento en el reparto de utilidades puede generar inspecciones laborales y sanciones económicas.

La Ley Federal del Trabajo contempla multas que pueden ir de 250 a 5,000 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA) por incumplir con las obligaciones relacionadas con la PTU, sin perjuicio de que los trabajadores puedan reclamar judicialmente el pago correspondiente.

¿Qué documentos debe conservar la empresa?

Para acreditar el correcto cumplimiento de esta obligación, es recomendable conservar, entre otros, los siguientes documentos:

• Declaración anual del ejercicio fiscal.
• Carátula de la declaración entregada a los trabajadores o al sindicato.
• Proyecto y cálculo del reparto.
• Integración de la Comisión Mixta para el Reparto de Utilidades.
• Actas de la Comisión Mixta.
• Recibos de pago de PTU firmados por los trabajadores.
• Comprobantes de transferencias bancarias, cuando el pago se realice por ese medio.
• Documentación que acredite la entrega de información a los trabajadores.

Conservar esta documentación facilita la atención de inspecciones laborales y la defensa de la empresa ante posibles reclamaciones.

¿Puede un trabajador reclamar la PTU después del pago?

Sí. El hecho de que la empresa haya realizado el pago no impide que un trabajador presente una reclamación si considera que el monto fue calculado incorrectamente o que no recibió la cantidad que legalmente le corresponde.

Por ello, es fundamental que la empresa conserve toda la documentación que respalde el cálculo y la distribución de la PTU, ya que será la principal evidencia en caso de una inspección o un procedimiento ante las autoridades laborales.

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RSF Abogados le ayuda a cumplir correctamente con la PTU

En RSF Abogados somos especialistas en Derecho Laboral Empresarial y asesoramos a empresas en la correcta implementación del procedimiento de Participación de los Trabajadores en las Utilidades.

Podemos apoyarle en:

• Integración de la Comisión Mixta.

• Elaboración de las actas correspondientes.

• Revisión del cálculo de la PTU.

• Validación del listado de trabajadores.

• Auditorías preventivas en materia laboral.

• Defensa de empresas ante reclamaciones relacionadas con el reparto de utilidades.

Una revisión preventiva puede evitar conflictos laborales, multas y costos innecesarios.

¿Tiene dudas sobre el proceso de PTU 2025? Contáctenos y uno de nuestros especialistas le brindará asesoría para que su empresa cumpla con sus obligaciones con seguridad jurídica.

Evita riesgos legales para tu empresa.

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